Pernahkah kamu datang ke sebuah acara atau pameran seni dari Perusahaan atau brand mulai dan berakhir dengan baik dan teratur? Tentu saja, semua hal itu tidak bisa dilakukan dengan semua orang lho! Apalagi Karyawan yang bekerja di Perusahaan atau brand, mereka pasti sudah sibuk dengan campaign dan lainnya. Bagaimana untuk acara? Untuk acara sendiri, mereka mempercayakan hal ini ke Event Organizer. Sebenarnya apa sih Event Oganizer itu?
Pengertian Event Organizer
Event Organizer atau EO adalah sebuah Perusahaan atau Individu yang tanggung jawab untuk buat rencana, mengatur suatu acara. Tugas mereka adalah sedia layanan yang mencakup banyak aspek, dari segi rancangan acara, pemilihan lokasi, logistik, pengaturan teknis, pemasaran dan koordinasi semua elemen yang terlibat dalam acara. Jasa Event Organizer ini bekerja untuk banyak jenis acara, dari konferensi, pameran dagang, pernikahan, konser, seminar dan lain sebagainya. Mereka bekerja dengan penuhi kebutuhan, keinginan dan tujuan acara sesuai yang client mau.
Apa saja sih yang perlu dipersiapkan sebelum terjun langsung ke dunia Event Organizer?
Persiapan Memulai EO
1. Memperbanyak Pengalaman
Pekerjaan Event Organizer sendiri wajib untuk terjun ke lapangan secara langsung. Jika kamu tidak punya pengalaman sebelumnya, mungkin kamu menjadi sedikit bingung. Jadi, untuk hindari hal itu terjadi maka akan lebih baik jika kamu pernah bekerja sebagai Crew tetap ataupun Freelance di event. Sehingga kamu tidak lagi kaget dengan kendala lain.
2. Kumpulkan Tim
Tahap berikut adalah buat sebuah tim. Ini adalah bagian yang penting, kamu harus punya tim dengan orang yang telaten dalam bekerja. Pilihlah orang yang bisa bantu kamu dalam buat konsep sebuah Event, orang yang Fleksibel bisa sesuaikan diri ketika berada di lapangan.
3. Jalin Kerjasama dengan Vendor
Lalu yang perlu kamu siapkan adalah kerja sama dengan Vendor untuk teknis. Kamu harus memilih vendor yang tepat untuk kamu ajak bekerja sama. Beberapa jenis vendor pada umumnya adalah Panggung, Sound system, Lighting, dekor dan lainnya.
4. Promosikan pada Orang Sekitar
Sebagai pendatang baru, kamu belum punya banyak Portofolio dalam event. Oleh sebab itu, kamu bisa beri saran jasamu ke orang terdekat adalah pilihan terbaik. Mereka akan jauh lebih nyaman jika bisa menemukan layanan dari orang yang mereka kenal. Untuk kebutuhan dan keinginan jauh lebih mudah tersampaikan jika mereka mengenal orang itu
Jadi, jangan ragu untuk melakukan promosi pada orang sekitar ya.
5. Coba dari Event Kecil
Tahapan lainnya adalah menggelar Event. Tidak perlu event yang besar dan megah, kamu bisa mencoba event kecil sebagai Pengalaman. Setiap hal baru, pasti akan alami kendala atau kurang. Namun, dari setiap hal itu lah kamu bisa menjadi semakin ahli dan handal dalam hadapi setiap event.
6. Permodalan
Hal ini adalah hal yang sangat krusial, karena pengaruh pada suatu event. Kamu bisa pakai modal sendiri, Donasi, Sumbangan, sponsor atau Gabungan dari semuanya. Buat business plan atau rencana usahamu untuk sponsor atau dana dari pihak lain. Kamu perlu luangkan waktu lebih untuk bagian ii, karena business plan kamu harus yakinkan pihak funding.
7. Pastikan Struktur Harga
ketika sudah punya modal, kamu bisa buat harga jasa yang kamu. Nah, kamu bisa buat harga dengan tahu dengan pasti hal-hal seperti Flat Fee, Persentase Pengeluaran, rate per-jam, Prsentase dari uang keluar dan komisi. Setelah semua kamu hitung, maka kamu bisa buat biaya jasamu
8. Menambah Relasi
Jika kamu punya bisnis Event Organizer seperti ini, maka kamu harus menjadi orang yang supel dan suka bergaul. Karena dengan kamu mudah membuka diri, maka kamu akan lebih mudah dapat kenalan baru. Relasi bisa beragam, siapa pun karena relasi sangat penting. Siapa tahu di lain hari kamu akan lakukan kerja sama dengan mereka atau bahkan mereka yang menjadi client kamu.
Event Organizer ini juga cukup beragam. Kenali dulu yuk jenis Event Organizer.
Jenis-Jenis EO
1. One Step Service Agency
EO yang tawarkan layanan lengkap dalam atur semua aspek acara mulai dari Tempat, Dekorasi, hingga Kebutuhan lainnya. Khusus untuk EO ini, mereka harus punya keahlian dalam organisir acara dalam skala besar baik acara lokal maupun Internasional. Mereka harus punya jaringan yang luas dan sumber daya yang cukup untuk hadirkan acara yang Spektakuler. Contoh acara yang biasa adalah One Stop Service Agency adalah konser musik, pesta akbar dan Pertunjukkan Internasional. Mereka bisa untuk atur segala hal dengan sempurna, jadi meningkatkan pengalaman peserta dan menciptakan momen yang tak terlupakan.
2. MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition)
EO ini fokus pada penyelenggaraan acara Formal, Profesional dan menghibur seperti Pertemuan, Incentivize Tour, Konferensi, Pameran, dan sebagainya. EO MICE ada di berbagai kota di Indonesia seperti Jakarta, Surabaya, Bandung, Semarang dan Yogyakarta. Mereka punya tim yang berpengalaman dan bagus dalam buat Acara-acara ini untuk memastikan kesuksesan dan kepuasan klien.
EO ini harus paham secara mendalam tentang acara yang berlangsung. Dari Pertemuan Bisnis, Konferensi Internasional atau Pemeran Perdagangan akan dapat beri layanan yang sesuai dengan kebutuhan klien.
3. Brand Activation
Penting untuk kamu yang promosi suatu merek melalui acara yang interaktif dan menarik perhatian Masyarakat. Mereka mengambil peran strategis dalam buat rencana, organisasi dan melaksanakan kegiatan yang memberikan pengalaman langsung kepada calon pembeli dengan tujuan memperkenalkan merek dan bangun koneksi emosional.
Acara yang mereka ingin tampil bisa beragam seperti Direct Marketing Activation, Social Media Activation, Promotions Activation dan Marketing Event Activation. Dalam Direct Marketing Activation, EO menciptakan kegiatan langsung dengan konsumen seperti Sampling produk, Roadshow dan Demonstrasi di tempat umum. Social Media Activation, melibatkan interaksi dengan konsumen melalui platform media sosial untuk membangun kesadaran merek dan menarik perhatian audiens. Promotion Activation fokus pada penggunaan teknik pemasaran seperti diskon, kupon, hadiah dan kontes untuk mendorong pembelian dan kesetiaan konsumen. Terakhir, Marketing Event Activation mencakup acara agak besar seperti festival, pameran atau konferensi yang menampilkan merek dengan cara yang menarik dan interaktif.
4. Musik dan Hiburan
Event Organizer khusus acara musik, seperti PK Entertainment. Biasanya mereka bekerja untuk buat rencana segala hal terkait dengan hiburan musik. Mereka akan bantu kamu dalam memilih band, Penyanyi atau grup musik yang sesuai dengan selera dan tema acara kamu. Mereka juga akan atur teknis suara, cahaya serta dekorasi panggung yang menarik agar artis yang tampil menjadi lebih spesial sesuai ciri khas mereka.
Kemudian, mereka akan buat acara konser dan tata penonton yang datang dari panggung, penjualan tiket, promosi acara, hingga administrasi yang terkait dengan konser.
Setiap acara pasti butuhkan alat peraga terkait untuk mempromosikannya, misalnya seperti banner ataupun flyer dan jenis lainnya. Kini, kamu tidak perlu bingung untuk mencari tempat atau vendor yang bisa kamu jadikan rekanan untuk acara kamu. Printlagi akan membantu dengan senang hati. Nah, kamu sudah menentukan ingin menjadi Event Organizer yang seperti apa?